Aanbieders die verantwoordelijk zijn voor het doorgeven van wijzigingen in de zorgvraag van een cliënt aan de gemeente, doen dit met het JW317, ‘Verzoek om Wijziging’, (VOW). Extra informatie over het VOW is te vinden op het VOW informatiepunt.
De aanbieder stuurt een VOW-bericht om een wijziging op de toewijzing aan te vragen. De gemeente kan de aanvraag vervolgens honoreren (via een toewijzingsbericht), onderzoeken of afwijzen (via een Antwoordbericht). Het VOW-bericht draagt daarmee bij aan een soepele informatieoverdracht én minder administratieve lasten.
Binnen de contracten van regio Flevoland is vastgelegd wanneer dit bericht wordt gebruikt. Het bericht zal in beginsel alleen gebruikt worden in de situaties dat de oorspronkelijke verwijzer uit de medische route komt. Wanneer de gemeente zelf de verwijzer is zal een wijziging bij de lokale toegang aangevraagd moeten worden of zal door middel van procesregie gedurende evaluatie momenten wijzigingen besproken worden. Wanneer een gecertificeerde instelling (GI) de verwijzer is zal er altijd een nieuwe bepaling ten grondslag moeten komen liggen.
Wanneer de oorspronkelijke verwijzing via de medische route (huisarts, medisch specialist of jeugdarts) is ontvangen is in beginsel de afspraak dat een JW317 gebruikt mag worden. Alleen in de gevallen wanneer er geen nieuwe verwijzing nodig is dan dient de aanbieder een JW317 in bij de gemeente. De gemeente beslist niet dat een nieuwe verwijzing nodig is als de medische route wordt gevolgd. Dit is een afstemming tussen de aanbieder, cliënt en de verwijzer. De controle hiervan op de uitvoering ligt bij de accountant of interne controller van de aanbieder. In andere gevallen (nieuwe verwijzing nodig) wordt de JW315 route gevolgd.
Controle contractafspraken
Controleer of de ontvangen JW317 voldoet aan de contractafspraken. Controleer hierbij de volgende onderdelen:
- Zijn contractueel afspraken gemaakt voor gebruik van de JW317.
- Is aanbieder gecontracteerd door de zorg die wordt aangevraagd
- Voldoet het verzoek aan de criteria die zijn gesteld over de omvang en duur van de zorg
- Leeftijd
- Is er geen stapeling van zorg: zijn er geen lopende toewijzingen die niet mogen worden ingezet in combinatie met het aangevraagde producten.
Lees meer:
Net zoals een JW315 bericht zal in beginsel het JW317 in de praktijk niet gebruik worden. Alleen wanneer de oorspronkelijke verwijzing via de medische route (huisarts, medisch specialist of jeugdarts) is gelopen en de gemeente de procesregie (nog) niet heeft overgenomen. Voor een tijdige afhandeling is het aan te raden om het bericht minstens 8 weken voor de ingang van de wijziging in te dienen.
Zolang er nog geen procesregie wordt gevoerd op de HSJGGZ wordt elke wijziging via de medische route via een JW317 administratief afgehandeld.
Enkele voorbeelden:
- Er wordt een wijziging in minuten aangevraagd
- Er wordt een extra procedure aangevraagd i.v.m. een opname
- Wijziging van een einddatum
Voor een tijdige afhandeling is het aan te raden om het bericht minstens 10 werkdagen voor de ingang van de wijziging in te dienen.
Momenteel lopen er gesprekken binnen regio Flevoland over perspectiefregie voeren op HSJGGZ. Dit kan als gevolg hebben dat
bepaalde wijzigingen niet meer administratief afgehandeld kunnen worden. Als de regio hiertoe besluit moet de toegang deze wijzigingen beoordelen. Dit is geen inhoudelijke beoordelen over zorg.
Bij Crisis wordt de JW317 niet gebruikt. De interventie vindt eerst plaats waarna de administratie achteraf zo snel mogelijk geregeld wordt. Een JW317 dien je niet met terugwerkende kracht is.
We spreken bij crisis ook niet van een wijziging maar van een nieuwe vraag. Hierdoor is er administratief gezien geen verschil met het toewijzingsproces ‘crisis'. De enige wijziging die voor kan komen is dat er een extra product ingezet kan worden. Dat
bijvoorbeeld naast een opname ook ambulante crisis hulp nodig is. Wijziging in einddatum komt niet voor omdat we zonder einddatum afgeven.
Voor de maatregelen Jeugdbescherming (JB) en Jeugdreclassering (JR) wordt het landelijk administratie protocol voor de GI gevolgd. Hierin staat dat de JW317 geen rol speelt. Het bericht ‘Verzoek om Wijziging’ (JW317) wordt met betrekking tot de wettelijke JB/JR maatregelen niet gebruikt. De inzet van een JB/JR maatregel is altijd op basis van een uitspraak van de rechter. Aan de aanpassing of de verlenging ligt dan ook altijd een (nieuwe) ‘verwijzing’ afgegeven door een wettelijke verwijzer ten grondslag. Daarom is het bericht Verzoek om Wijziging niet van toepassing op JB/JR inzet.